Самарагаз

Отрасль: Другие отрасли
Самарагаз
О необходимости организовать централизованное хранение архива в филиале «Самарагаз» задумались уже давно. С 40-х годов здесь скопился огромный архив: чертежи, акты, технические документы. Все эти бумаги с расчерченными газопроводами практически всегда были в работе - ведь при постройке новых веток, при врезках и переврезках, а также при любом изменении коммуникаций (прокладке водопровода или реконструкции дорог) важно знать, где пролегают уже существующие сети. Но многие из документов пришли в негодность, некоторые обветшали настолько, что просто рассыпались в руках при работе с ними. Кроме того, на поиск нужной документации сотрудникам приходилось тратить массу времени.

Чтобы решить все эти проблемы, в 2009 году компания ООО «СВГК» обратилась в АСКОН-Самара. В результате, ИТ-специалисты занялись разработкой системы, которая позволила бы организовать централизованное структурированное хранение архивной документации. В качестве базы выбрали ЛОЦМАН, который позволяет хранить большое количество электронной информации. Но возник вопрос - откуда брать сами файлы? Ведь в электронном виде документов не было.

АСКОН предложил технологию предварительного сканирования документов, - рассказывает Семён Сергеевич Ганжа, коммерческий директор АСКОН-Самара, - А так как качество сканированных оригиналов ожидалось невысоким, было найдено решение - пропускать электронные оригиналы документов через профессиональный гибридный графический редактор SpotLight. Главная его роль - корректировать изображение, очищать сканированные документы от «мусора», «склеивать» разорванные кромки. Только после этого файл хорошего качества должен был размещаться в системе ЛОЦМАН.

Такая система централизованного хранения архивов на базе системы ЛОЦМАН и была внедрена в «Самарагаз». В результате у сотрудников отпала необходимость постоянно обращаться в архив, доступ к документам стало возможно получать прямо с рабочего компьютера.  

Кроме того, специалисты АСКОН-Самара разработали внутри основной программы вспомогательные, которые позволили быстро находить интересующие объекты, а также редактировать чертежи, размещать новые и т.д.

Структура хранения была адаптирована под требования предприятия. Например, для удобства работы архив был разбит на разделы с использованием специальной терминологии: газопровод высокого, низкого и среднего давления; при необходимости, можно найти нужный документ и по территориальному расположению - по конкретной улице, а также по названию, инвентарному номеру, фамилии заказчика и т.д.

«...Первым делом в электронную базу поместили газовые сети длиной от километра и больше, а также самарские просеки и посёлок Гранный, -поясняет  Денис Алексеевич Крыльцов, руководитель группы ГИС филиала «Самарагаз». - Многие из этих газопроводов не имеют адресов, а некоторые, наоборот, значатся под несколькими, поэтому поиск их в обычном архиве был затруднён. Теперь - найти нужный участок в электронном виде - можно за считанные минуты».

При этом важно, что созданный на базе системы ЛОЦМАН программный продукт обеспечивает надёжное хранение всех архивных данных, то есть полностью исключает потерю данных, и следовательно обеспечивает беспрерывный рабочий процесс.

В настоящее время на предприятии обработано около 4 тысяч исполнительно-технических документов. Впрочем, это только начало. Создание  электронного архива продолжается. Кстати, не только ветхие бумаги, но и вся новая документация также сканируется и хранится в новой электронной системе.

Другие проекты

Смотреть все проекты
Ульяновскнефть НК Русснефть
Внедрение корпоративного электронного документооборота
Подробнее
ГазНИИпроект
Внедрение системы электронного корпоративного документооборота
Подробнее
Средневолжская газовая компания
Внедрение системы электронного документооборота
Подробнее