Евротехника

Проект выиграл награду "Самое интересное внедрение в 2005-2006 годах".

Критическая важность для бизнеса данных, сосредоточенных на рабочих станциях одноранговой сети, потребовала радикального решения проблемы обеспечения надежности доступа и сохранности данных. Дополнительные условия к преобразуемой ИТ-инфраструктуре предъявляли и системные требования новой финансовой системы, и упрощение синхронизации данных мобильных пользователей. После анализа различных вариантов решения наиболее эффективным и удобным способом реализации оказалась установка самого современного серверного продукта Microsoft Windows Small Business Server 2003.

О заказчике

ЗАО «Евротехника» занимается производством сельскохозяйственной техники. Компания существует с 1995 года. В настоящее время произведенная на предприятии техника работает в 52 регионах России. В компании 15 пользователей, активно работающих с ПК.

Ситуация

Ключевое применение ИТ-технологий в среднем бизнесе - организация документооборота. «... В нашей компании документооборот делится на две больших ветви: обмен документацией с внешними партнерами и внутренний документооборот офиса. Производство сельскохозяйственной техники необходимо строго документировать, при этом все необходимые материалы должны быть постоянно доступны для ответственных сотрудников» - рассказывает Людмила Орлова, генеральный директор ЗАО «Евротехника».

Для обмена информацией между сотрудниками использовалась одноранговая сеть с разделением ресурсов рабочих станций. Документы, базы данных и приложения хранились на рабочих станциях сотрудников. Управлением правами доступа, резервным копированием бизнес-данных и контролем надежности используемого оборудования никто не занимался.

Ситуация осложнялась наличием большого числа мобильных пользователей.По словам генерального директора ЗАО Евротехника Людмилы Орловой: «...Менеджеры компании очень часто выезжают в командировки. Разумеется, все они обеспечены мобильными компьютерами для оперативной работы в офисах наших многочисленных контрагентов. Однако у нас очень остро стояла проблема синхронизации данных, измененных пользователем при работе в автономном режиме, с данными сети офиса....»

Вторая сторона мобильности менеджеров - необходимость поддерживать актуальность данных на портативных компьютерах. Решение, при котором приходилось делать полную копию базы данных на компьютер пользователя, быстро перестало удовлетворять компанию из-за проблем со скоростью работы и надежностью доступа к данным.

Все операции по синхронизации пользовательских данных требовали работы ИТ-специалиста. Однако даже участие специалиста не всегда спасало от проблем с поддержкой целостности и актуальности данных.

Кроме того, одноранговая архитектура сети приводила к перегрузке каналов в часы наибольшей активности пользователей. В результате доступ к необходимым данным оказывался ограниченным, что отражалось на производительности всей компании в целом.

Было принято решение о переходе на серверную версию системы 1С, т.к работа с локальной версией перестала обеспечивать потребности компании. Создание в компании серве ра для работы 1С вступало в явное противоречие с общей концепцией использования в офисе одноранговой сети с разделением ресурсов. Стало очевидно, что компания переросла рамки существующего решения. Возросшие нужды требовали изменения всей информационной инфраструктуры.

К назревшему уже новому решению выдвигался ряд существенных требований. В первую очередь, миграция на новую систему не должна была вызывать сбоев и перерывов в работе как стационарных, так и мобильных пользователей. Кроме того, новая система должна была перевести на принципиально новый уровень и масштабировать все сервисы, доступные в старой конфигурации: доступ к сетевым ресурсам, электронную почту, поддержку документооборота. И самое главное - требовалось наладить решение задач, к которым была не приспособлена предыдущая версия системы: резервное копирование, гибкое управление правами доступа, поддержка мобильных пользователей.

По словам генерального директора ЗАО Евротехника Людмилы Орловой: «... Разумеется, мы искали универсальное решение. Собирать систему «по кусочкам», устанавливая программное обеспечение от разных производителей, было просто рискованно - стоило отказать одной компоненте, и под угрозой оказывался весь бизнес-процесс. За время существования нашей компании мы уже провели достаточно экспериментов с использованием различного ПО. Теперь нам нужно было решение, которое будет работать без проблем. Разнородность необходимых нам сторон решения просто не позволяла экспериментировать с неизвестными продуктами: мы не могли ставить под вопрос ни бесшовность миграции, ни полноту решения задач. Поскольку в нашей компании нет собственной ИТ-службы, мы доверили модернизацию ИТ-инфраструктуры профессионалам...»

Выбор технологии

При помощи специалистов «АйТи-Центра» была произведена оценка стоимости приобретения необходимого аппаратного обеспечения с учетом требований, предъявляемых финансовой системой. Анализ существующей инфраструктуры показал, что создание отдельного сервера для бухгалтерии потребует неоправданно больших затрат на развертывание решения и увеличит сложность администрирования сети. «...В принципе, мы могли бы ограничиться установкой Windows-сервера и реализацией сетевой архитектуры на основе Active Directory. Однако системные требования программного комплекса «1С: Предприятие», анализ особенностей документооборота компании и наличие такой задачи, как обеспечение доступа к электронной почте, показали, что более эффективным решением будет внедрение Microsoft Windows Small Business Server 2003» - отмечает системный аналитик АйТи-Центр Бахарев Дмитрий.

Основными причинами выбора решения на основе Microsoft Small Business Server 2003 Premium Edition стали:

Полное соответствие задачам модернизации корпоративной сети ЗАО «Евротехника» как по функциональности решения, так и по стоимости. Стоимость решения на основе Microsoft Windows Small Business Server 2003 Premium Edition намного меньше, чем стоимость даже основных необходимых компонентов -- Windows Server 2003, Microsoft SQL Server 2000 и Microsoft Exchange Server 2003 - по отдельности.

Упрощение ИТ-среды в компании после перехода на Microsoft Windows Small Business Server 2003. Упростилось администрирование серверов и рабочих станций, повысилась надежность эксплуатации сетевых ресурсов. Кроме того, появилась возможность стандартизировать служебные обязанности и контролировать минимальный профессиональный уровень системных администраторов.

Снижение операционной нагрузки на пользователей. Критически важные задачи, в том числе синхронизация мобильных рабочих станций с ресурсами сети, теперь решаются стандартно и без стрессов для пользователя. Данные систематизированы, поиск и обзор упрощены, права доступа структурированы.

Microsoft SQL Server 2000, необходимый для развертывания новой финансовой системы, уже входит в комплект Microsoft Windows Small Business Server 2003 Premium Edition. Кроме того общая стоимость лицензий на Windows Small Business Server 2003 сравнима с приобретенными отдельно SQL Server 2000 и Windows Server 2003. Однако, в комплект входят почтовый сервер Exchange Server 2003, необходимый нам как средство коллективной работы с документами и обмена электронной почтой и другое серверное ПО, позволяющее строить современную ИТ-инфраструктуру.

Решение

Первым шагом было преобразование одноранговой сети в сеть на основе службы каталогов Active Directory. Был установлен сервер под управлением операционной системы Windows Server 2003. В процессе развертывания сервер был настроен как первичный контроллер домена, также были развернуты и настроены служба Active Directory, сетевые сервисы DNS, DHCP, WINS и сетевые групповые политики для пользователей и компьютеров в соответствии с внутренними правилами работы организации.

Был развернут сервер Microsoft Exchange 2003 в базовой конфигурации. После этого специалистами «АйТи-Центра» была проведена тонкая настройка сервера под нужды ЗАО «Евротехника». Для автоматизации всего комплекса работ с контрагентами, осуществления планирования командировок сотрудников и проведения маркетинговых мероприятий была разработана специальная система общих папок и сконструированы дополнительные формы Microsoft Outlook 2003. В результате пользователи могут вносить информацию в общие папки через простые и понятные формы и не заботиться о целостности структуры данных.

Был произведен импорт данных о контрагентах, мероприятиях и командировках из самописного решения на основе Borland Interbase в папки Microsoft Exchange 2003. В результате компания получила возможность централизованного хранения, администрирования, резервного копирования и коллективной работы с документами.

Одновременно с появлением новых серверных возможностей пользователи обучались работе с ними. Упрощение доступа к данным через централизованный информационный архив, появление простых форм для ввода данных и их поиска, увеличение скорости доступа и его бесперебойность - все это сразу же получило положительную оценку пользователей системы. Важно заметить, что при всех преобразованиях на уровне сети не потребовалось радикально переучивать пользователей и развивать в них новые привычки. Использование новой системы не затормозило бизнес-процесс и не изменило прежние пользовательские навыки.

Информация, ранее хранившаяся на рабочих станциях, была перенесена на сервер, что сразу же резко снизило нагрузку как на узкие участки сети, так и на рабочие станции. Это обстоятельство также было сразу положительно оценено пользователями, вызвало позитивную реакцию на нововведения в целом и дополнительно стабилизировало бизнес-процесс.

Процесс синхронизации данных на сервере с данными на мобильных компьютерах пользователей был обеспечен при помощи автономных папок Microsoft Outlook 2003. После миграции данных в общие папки Microsoft Exchange 2003 синхронизация пользовательских данных происходит автоматически в удобном для пользователя режиме. Исчезли задержки при синхронизации, отпала необходимость в привлечении ИТ-специалиста.

Было настроено централизованное автоматическое сохранение резервных копий системных и бизнес-данных, проведено тестирование системы резервного копирования. В будущем это позволит в случае форс-мажорных обстоятельств без значительных задержек восстановить работу системы, включая все документы, всю информацию из базы данных и все пользовательские настройки, используемые при работе с централизованно хранящейся информацией.

Особое внимание уделялось безостановочности работы офиса. Переход системы на новые сервисы занял несколько дней, что было согласовано с календарем выходных и праздничных дней. Часть работ проводилась в вечерние часы.

Проблема аппаратного обеспечения была решена оптимальным образом. Windows Small Business Server 2003 позволяет развертывание всех своих сервисов на одном серверном компьютере, что и было без проблем реализовано с конфигурацией программного и аппаратного обеспечения.

В результате внедрения Microsoft Windows Small Business Server 2003 достигнуты следующие преимущества:

Увеличение надежности инфраструктуры, снижение нагрузки на сеть и на рабочие станции

Windows Server 2003 со службой Active Directory и вспомогательными сетевыми сервисами обеспечивают надежную работу сети предприятия.По словам генерального директора ЗАО Евротехника Людмилы Орловой: «...Важно, что переключение с одноранговой сети на сеть под управлением Active Directory лишь в незначительных мелочах отразилось на пользовательских привычках. Зато резкое снижение нагрузки на сетевые ресурсы заметили все. Это было для нас самой главной задачей - перераспределить нагрузку с рабочих станций на сервер, снять лишнюю загрузку сети. Разумеется, новая архитектура сети сильно повлияла на служебные обязанности системных администраторов, но для пользователей все наши революционные преобразования прошли незамеченными....»

Повышение эффективности работы, снятие с пользователей и передача программным компонентам задач по управлению данными


Синхронизация данных мобильных компьютеров с сетью перестала быть пользовательским кошмаром. Оказалось, что этого легко достичь встроенными средствами Microsoft Exchange Server 2003 и Microsoft Outlook 2003, при этом новое решение выгодно отличается от старого тем, что значительно снижает нагрузку на сеть. Те же компоненты Microsoft Small Business Server 2003 решили задачу централизованного хранения данных и ограничения доступа к некоторым видам документов. Кроме того, Microsoft Outlook 2003 легко интегрируется с остальными пакетами Microsoft Office. Это позволило использовать информацию, хранящуюся на сервере Microsoft Exchange Server 2003, для подстановки в различные документы организации.

Использование ресурсов сети стало более упорядоченным и контролируемым благодаря Active Directory и внедренным групповым политикам. Благодаря ограничениям по использованию внешних носителей информации и запретам на некоторые действия с данными в Интернете в офисе снизился риск заражения компьютеров вирусами и появления на рабочих местах нелицензионного программного обеспечения. С другой стороны, улучшился мониторинг использования разрешенных ресурсов, было выявлено несколько существенных недочетов в организации офиса, оптимизирована нагрузка на принтеры.

Обеспечение жизнеспособности данных, появление запаса по масштабируемости и нагрузкам

Внедрение процедур резервного копирования многократно снизило риск потерь критически важной бизнес-информации. При этом даже увеличение числа рабочих мест и пополнение информационной базы компании не приведет к внезапным отказам, все риски просчитаны и предусмотрены в конфигурации новой ИТ-среды. По словам генерального директора ЗАО Евротехника Людмилы Орловой: «...Особенно нам понравилась комплексность решения на базе Microsoft Small Business Server 2003. Для системных администраторов очень удобно иметь под рукой весь комплект инструментов для решения бизнес-задач компании. Кроме того, предсказуемость поведения системы повышается многократно, и на «залатывание дыр» теперь уходит куда меньше времени, чем это было раньше...»

Общая модернизация финансовой системы и системы документооборота

Построенная структура полностью удовлетворяет требованиям новой финансовой системы. Документооборот поддержан клиент-серверной связкой Microsoft Exchange Server 2003 и Microsoft Outlook 2003 при помощи общих папок и специально разработанных форм ввода информации. Контакты сотрудников с контрагентами были упорядочены, риск потери информации - снижен. Был автоматизирован процесс проведения маркетинговых рассылок и получения отчетности о работе менеджеров коммерческо-договорных отделов.

Экономия средств на внедрение

Все продукты, приобретенные у компании «АйТи-Центр», были лицензированы по программе Open License. Дополнительным преимуществом стало общее сокращение расходов по оплате лицензий: комплексный программный пакет Microsoft Windows Small Business Server 2003 обходится существенно дешевле по сравнению с покупкой отдельных продуктов, входящих в его состав.